Consideraciones en la planeación de elección de un ERP "Sistema de Gestión Empresarial"

Consideraciones en la planeación de elección de un ERP "Sistema de Gestión Empresarial" (Parte I)

Por Mauricio Núñez.

En una PyME se debe considerar en la elección de un Sistema de Gestión Empresarial (en adelante ERP) abordar los requerimientos relacionados con el uso que se le dará. Para poder identificar estas relaciones debemos tener en cuenta que:

• Los sistemas ERP deben identificarse para reflejar las características de gestión del negocio y sus objetivos. 

• El ERP debe ser adaptable a una variedad de circunstancias que atiende la empresa principalmente en su Personal, Tecnología y Procesos.

• El ERP debe implementarse en una forma gradual, tomando en cuenta los elementos mencionados en el enunciado anterior.

Un significativo argumento es que son los directivos, los empresarios y los profesionales del negocio que deben tener en cuenta estas etapas como factor contextual cuando se realiza la planeación de implementación de sistemas ERP.

A través de la planeación, las PyME´s deberán fijar una meta y estipular qué pasos debería seguir para llegar hasta ella, en lo que se refiere a que tipo de sistema ERP es el que cubre sus necesidades y presupuesto. No siempre el ERP mas caro o de mayor renombre es el mas optimo para la organización, se debe tener claro las necesidades de los procesos y características de la gestión del negocio, para poder hacer una planeación de lo prioritario para el negocio.

De la misma forma un problema que enfrentan las PyME´s son las finanzas o el presupuesto que se planea para la implantación de un ERP, es importante como se dice anteriormente, establecer los objetivos y prioridades que generen valor lo mas inmediato posible, que se pueda traducir en eficiencia y desarrollo empresarial, mas vale poder planear presupuestos acertados que impliquen un esfuerzo por parte del negocio en su generación, que decidir por lo barato o atractivo en precio de un sistema ERP que no satisfaga sus necesidades prioritarias, como dice nuestra filosofía popular “Lo barato puede salir caro”.

Pero, ¿Como podemos identificar nuestras necesidades prioritarias para planear la implantación de un ERP?, pues existen varios métodos, pero por ello es importante el involucramiento de la dirección o del mismo empresario dentro de las PyME´s en la toma de esta decisión, así como de la identificación de estas prioridades, tomando en cuenta la opinión de sus colaboradores mas significativos en la operación del negocio.

Muchas de las veces en la PyME el empresario es el que gestiona gran parte de las operaciones de la empresa que generan el valor del día a día, luego entonces una estrategia es poder tomar en cuenta ese sentimiento que tiene esa persona para identificar las prioridades, nunca sin perder de vista el objetivo que tiene el ERP como herramienta.

Otro punto importante para tomarse en cuenta en la planeación se ha centrado en un examen a conciencia entre el contexto interno, externo y los procesos de la organización, cuando estos se tienen definidos aportan lo que el negocio espera de ellos, proporcionando explicaciones que señalan la necesidad de eficiencia y flexibilidad de la aplicación ERP que deseamos.

No hay que perder de vista que muchas de las veces en las PyME´s, el objetivo de la organización es la producción eficiente de bienes y servicios que le generen ganancias aprovechando lo mejor posible la información que se genera dentro de ella. 

No hay necesidad de tratar de desarrollar nuevos productos o servicios, o introducir nuevos procesos organizativos, si el negocio es productivo antes de la implantación de un ERP, porque el ambiente no lo requiere, en tal caso el ERP debe cumplir el reflejo en la mayoría de los procesos mas significativos de la empresas.

Sin embargo, donde el entorno es más cambiante dentro de la empresa y no se tienen claros los procesos, es un buen momento el poder planear la selección de un ERP que ayude a la definición de dichos procesos, ya que el ERP por naturaleza definirá los pasos a seguir para las diferentes unidades de negocio siempre tomando en cuenta las circunstancias y elementos internos / externos de la organización.

CONTINUARA ....   Hasta la próxima ....!!!!